شما میتوانید اپلیکیشن اندروید ما را دانلود کنید.
مخصوص نسخه اندروید 4.4 به بالا دانلود اپلیکیشن اندروید

در برابر افرادی با خصوصیات اخلاقی متفاوت از خود چه واکنشی نشان دهیم

 جای هیچ انکاری نیست که فصل بررسی عملکرد برای مدیران چیزی جز دردسر نیست. فرآیند نگارش بررسی ها و ارائه بازخورد (feedback) زمان بر است (بخصوص اگر بخواهید این کار را با دقت انجام دهید) و در این بین حضور افرادی در تیم شما با واکنش های احساسی و حتی منفی می تواند این شرایط را اضطراب آور کند. حال با این تفاسیر واکنش شما در قبال افرادی که ممکن است گریه کنند، پرخاش کنند و یا حالت تدافعی داشته باشند چیست؟

توصیه هایی برای تمامی جلسات بازخوردی دشوار

با به کار بردن جملاتی همچون، “من این مسئله را با شما در میان می گذارم زیرا موفقیت شما در این جا برای من اهمیت دارد” یا “من مایلم تا ببینم شما در حال پیشرفت هستید” به خود و کارمندانتان یاد آوری کنید که به چه علت می بایست در جلسه ارائه بازخورد استدلال های خوبی را از خود ارائه کنیم.Kim Castelda نایب رئیس شرکت نرم افزاری Bullhorn می باشد، این شرکت وظیفه هدایت و سرپرستی مجموعه ای متشکل از ۶۰۰ کارمند مستعد در سراسر دنیا را بر عهده دارد. او که مجری یک برنامه آموزشی در زمینه انتقال پیغام های دشوار است، وظیفه دارد تا اشخاصی را که در زمینه کنترل دشوارترین شرایط از بالاترین سطح مهارت برخوردارند را تایید کند. علاوه بر این او دو بار در سال با برگزاری نظرسنجی از کارکنان جویای این مسئله می شود که آیا آن ها از مدیران خود بازخورد هایی مثبت و سازنده دریافت می کنند یا خیر. Castelda در این باره اینگونه اظهار نظر می کند: “به ندرت با کسی برخورد داشته ام که نخواهد فردی موفق باشد، و ارائه بازخورد یک بخش ضروری از این مسئله به حساب می آید. ما می خواهیم که نیروهای ما در این زمینه بهترین باشند و به همین علت این افراد را نیروهایی مسئول و پاسخگو بار آورده ایم.”

جایگاه خود را پیدا کنید و برای آن خود را آماده سازید. برای این کار می توانید تا کار را از افزایش سطح اطلاعات و آگاهی خود آغاز کنید: هنگامی که فردی واکنش احساسی از خود نشان می دهد، چه عکس العملی نشان می دهید؟ آیا سعی می کنید تا از مشاجره با وی پرهیز کنید یا از خود کم طاقتی نشان می دهید و با او درگیر می شوید؟ Castelda می گوید:”این بسیار مهم است که بدانیم در چنین گفتگوهایی چگونه باید ظاهر شویم. مدیران می بایست متمرکز، آماده و سازماندهی شده پیش بروند.” فی البداهه کاری انجام ندهید. اگر شما وظیفه خود را از پیش به درستی انجام داده باشید و در جهت پیشبرد مشاهدات خود، اطلاعات و مثال های عینی سخت کار کرده باشید، احساس بهتری خواهید داشت. تا حد ممکن وقت بگذارید تا بتوانید عاقلانه رفتار کنید.

در لحظه به واکنش ها رسیدگی کنید. آماده بودن شما به این معنی نخواهد بود که دیگران از واکنش های منفی خود دست برمي دارند، اما می تواند تا باعث شود که در پاسخ به طغیان احساسات افراد، با آرامشی بیشتر و موثرتر رفتار کنید.

گفتگو را به سمتی پیش ببرید که نتیجه داشته باشد. از آنجایی که هدف، جلوگیری از ادامه عکس العمل های احساسی می باشد، پس با ارائه رویکردی سودمند در قبال شخص، سعی کنید تا با وی به ایده ها و اقداماتی برسید که موفقیت شخص را تضمین کند. در این راه ممکن است تا لازم باشد پس از آنکه که فرد آرام شد و به حالت عادی بازگشت، ملاقات دومی هم با وی ترتیب دهید. پرداختن به مسئله عکس العمل احساسی نباید باعث کم رنگ شدن سایر بخش های موثر یک گفتگو بازخوردی شود. این بخش ها عبارتند از: مطرح کردن علت، بررسی شفاف مسئله، بیان مثال، گوش دادن تمام کمال به صحبت ها طرف مقابل و رسیدن به یک توافق در قدم ها و اقدامات بعدی.

توصیه هایی برای زمانی که شخص مقابل از نظر روحی حساس است

تشخیص نگرانی و ناامیدی در چهره فردی که گریان است و جملاتی نظیر:”من هیچ وقت کاری رو درست انجام نمی دم” را بیان می کند، کار دشواری نیست. در چنین شرایطی Castelda توصیه می کند که: “اجازه دهید که فرد متوجه این موضوع بشود که شما انسانی بد ذات نیستید و قصد دارید تا در موفقیت وی او را یاری کنید، اما در عین حال می خواهید مسئله را نیز بررسی کنید. در چنین شرایطی فرد نیاز دارد تا حد ممکن از جانب شما پیغام هایی دوستانه و همدلانه دریافت کند، اما بدانید پیغام شما تغییری نمی کند. به خاطر داشته باشید که جملات سخت نیازی نیست تا با صدای بلند و یا لحنی تند بیان شوند. پس با هوشمندی تمام رفتار کنید و نکات زیر را به خاطر بسپارید:

  • ارائه بازخورد را به انتهای روز موکول کنید زیرا شخص پس از آن می تواند به خانه برود.
  • یک جعبه دستمال کاغذی در کنار خود داشته باشید. این کار نشان دهنده این است که شما به احساسات فرد اعتنا می کنید و به شخص مقابل این شانس را می دهید تا به خود آید و جلوی اشک خود را بگیرد.
  • مطلع باشید که پس آرام شدن فرد ممکن است تا با وی مجددا دیدار داشته باشید.
  • از این جملات در ملاقات استفاده کنید: “متوجه هستم که شما ناراحت هستید، درک می کنم که این موضوع برای شما سخت است، من می دانم که می خواهید موفق باشید، و هدف من هم همین است. من فکر می کنم که احتیاج است تا شما به این موضوع فکر کنید، بهتر است تا جلسه ای دیگر را برای فردا تعیین کنیم تا شما فرصت داشته باشید تا این مسئله را هضم کنید.”

چنانچه فردی که به طور معمول گریان نمی شود و احساسات خود را بروز نمی دهد به گریه افتاد، نشان از این است که یک جا از کار اشتباه است.

توصیه هایی برای زمانی که شخص مقابل پرخاشگر است

هنگامی که با شخصی روبرو هستید که سریع عصبانی و خشمگین می شود، معمولا یا بواسطه احساس نگرانی و ترس، از تصمیمتان صرفنظر می کنید یا بواسطه احساس خشمی که دارید به شکلی سخت با فرد مورد نظر برخورد می کنید. William Ury نویسنده آمریکایی در کتاب خود با عنوان ” Getting Past No” می گوید: “وقتی از طرف مقابل مورد حمله قرار می گیرید، پاسخ غریزی شما هم این است که آن حمله را پاسخ دهید، و با این کار به اصطلاح آتش دعوا را شعله ورتر سازید تا طرف مقابل نیز طعم کاری که با شما کرده است را بچشد … در بسیاری از مواقع این استراتژی کارساز نیست و شما را با خسارت مواجه می سازد. در واقع با این کار شما باعث می شوید تا طرف مقابل نیز برای رفتار نامناسب خود توجیه ای پیدا کند. آن ها در پیش خود می گویند که: “همینه، میدونستم دنبال این هستی که من را زمین بزنی. حالا بهم ثابت شد.”آرامش خود را حفظ کنید و در عین حال بر مواضع خود تاکید داشته باشید. Castelda در این باره توصیه می کند که: “در پایان دادن به یک جلسه بی حاصل و غیر حرفه ای، نهایت تلاش خود را بکنید.” به شکلی صحبت کنید که جانب دارانه نباشد و با لحنی آرام صحبت کنید، و از جملاتی همچون جملات زیر استفاده کنید:

  • “فکر می کنم که لازم است تا من و شما گفت و گویی با هم داشته باشیم و در این گفت و گو نیاز است تا شما آرامش خود را حفظ کنید.”
  • “من مایلم تا در ابتدا شما یک نفس عمیق بکشید یا چنانچه فکر می کنید وقت مناسبی را برای گفت و گو انتخاب نکرده ام، می توانیم تا زمان دیگری را برای این کار انتخاب کنیم.”

حتی اگر فرد ادعا می کند که بلند صحبت کردن نشان دهنده شور و اشتیاق است، باز هم جوری رفتار کنید که او متوجه شود در عین این که برای عقاید او عمیقا احترام قائلید، اما شما این گونه رفتار نمی کنید. مدام تکرار کنید که نیست شما خیر است و به او بگویید که حاضر به شنیدن صحبت های او پس از اینکه او آرام شد نیز هستید.

توصیه هایی برای زمانی که شخص مقابل از خود حالت تدافعی نشان می دهد

ممکن است تا شما در برابر افرادی که برای هر چیز دلیل یا توجیه ای ارائه می کنند، عقب نشینی کنید. Castelda اینگونه افراد را این چنین توصیف می کند که: “افرادی که حالت تدافعی دارند همانند تفلون عمل می کنند، این افراد هیچگاه مسئولیت خود را نمی پذیرند و همواره آن را به گردن شخصی دیگر میاندازند.”

کارکنانی اینچنینی ممکن است برای جلوگیری از شکل گرفتن یک گفت و گوی سازنده دست به استفاده از جملاتی مانند : “شما دچار سوء برداشت شده اید، آن ها کاملا اشتباه می کنند، شما دقیق متوجه نشدید” بزنند. در این مورد Castelda توصیه می کند که:” به جای نشستن و گوش دادن به حرفای او با صدای بلند با او صحبت کنید زیرا عدم انجام این کار باعث می شود که این فرد به رفتار خود ادامه دهد.”، یا از جملاتی همچون جملات زیر استفاده کنید:

“من این مشکل را ناشی از ضعف مسئولیت شما می دانم- بهتر است تا بر سر این موضوع صحبت کنیم که چرا شما راضی به قبول این مسئله نیستید.”

“وقتی شما شخصی دیگر را سرزنش می کنید، در حقیقت خودتان را قربانی می کنید و این کار هیچ کمکی به شما نمی کند.”

توصیه هایی برای زمانی که با مسئله ای بزرگتر روبرو هستید

از آنجا که رفتار کارمندان از یک الگوی تکراری پیروی می کند، پس بهتر است تا مستقیما به سراغ نوع عکس العمل شخص بروید. ممکن است از جملاتی اینچنینی استفاده کنید” “من متوجه شده ام که هر زمان که ما برای بحث بر سر بازخورد کنار هم می نشینیم شما (ناراحت، عصبانی، تدافعی) می شوید. این مسئله موجب نگرانی من شده است، برای آن که که شما بیشتر احساس راحتی کنید چه کاری از دست من ساخته است؟” با این کار فضای سنگین و دشوار جلسه را بر هم بزنید. Castelda عنوان می کند: “مراقب باشید تا چیزی نگوید که موجب تشویش و نگرانی شود. رها کردن جلسه بازخورد به حال خود، باعث می شود تا این جلسه سریع تر به پایان برسد.”

عکس العمل های احساسی می تواند موجب شود تا ما در مواجه با شخصی دیگر در نقطه مقابل او قرار بگیریم. با تمرکز بر روی نیت خیرخواهانه، به شکلی بی نقص و آرام و در عین حال موثر در لحظه پاسخ دهید، ما می توانیم تا با نزدیک تر کردن نقطه نظراتمان به دیگران، به رشد آن ها کمک کنیم.

برگرفته از:

How to Give Feedback to People Who Cry, Yell, or Get Defensive

پاسخ دهید